Das Urban Dictionary definiert Tabitis folgendermaßen:

the condition in firefox (the choice of any self-respecting internet user) where one finds themselves overwhelmed by the massive amount of tabs they have open.

Konkret bedeutet das - man hat dauerhaft oder immer wieder 20, 30, 60 oder gar 100 Tabs offen. Und warum ist das ein Problem? Nun, zum einen findet man sich in der Regel einfach nicht mehr zurecht bei den vielen Tabs, die Performance geht in den Keller und wirklich bringen tut das auch nichts. Mit mehr als ein paar Tabs (ich schätze ca. 10) Tabs lässt sich einfach nicht wirklich produktiv arbeiten.

Was kann man dagegen tun? Zunächst einmal: die Tabs einfach zumachen. Allerdings ist das nicht so einfach, schließlich hat man die Tabs ja aus irgendeinem Grund offen - man möchte sie schnell wiederfinden, möchte vielleicht den Inhalt noch lesen, … Die einfachsten Erweiterungen für Firefox (keine Angst, hier soll es nicht nur um Firefox gehen) schließen die Tabs einfach und legen ein Bild der Seite, Titel und URL ab, so dass man leicht wieder zurückkehren kann. Taboo ist so eine Erweiterung. Allerdings muss ich sagen mir reicht das nicht. Zum einen werde ich kaum irgendwann die Seiten nochmal anschauen noch da explizit nach ihnen suchen. Das Resultat: Bei mir haben sich jede Menge Seiten angesammelt in Taboo, die allesamt zwar irgendwie sinnvoll sind, bei denen aber komplett der Kontext fehlt.

Deshalb möchte ich hier einige Lösungen vorstellen, die mir täglich helfen, die Flut an Tabs zu bewältigen und auf einige wesentliche Seiten zu reduzieren.

Social Bookmarks mit Social Tagging, aber auch die ganz normalen Lesezeichen des eingesetzten Browsers können gerade für die Langzeitspeicherung von gewissen Seiten eine große Hilfe sein. Wenn ich eine Seite geöffnet habe, die ich irgendwann mal wieder finden will, dann speichere ich sie. Häufig gebrauchte Seiten landen dabei in der Lesezeichenleiste im Browser. Speichern, schließen, fertig.

Oft bekommt man irgendwo einen Link geschickt oder findet durch Zufall einen Link, der auf eine Seite mit viel Text führt, die man zwar prinzipiell lesen möchte, aber nicht gerade jetzt. Offen lassen und auf einen späteren Moment hoffen war anfangs meine Strategie - nunja, viele offene Tabs waren die Folge. Für viele Browser und Smartphones gibt es Read It Later - Seiten zum später Lesen speichern. Dabei wird die Seite auf Wunsch sogar komplett heruntergeladen und - ebenfalls nur auf Wunsch - auch auf den wesentlichen Inhalt reduziert. Ideal um z.B. Unterwegs im Zug zu lesen. Wirklich in den Griff bekommen habe ich allerdings meine immer länger werdende Liste der zu lesenden Artikel erst mit Instapaper und der Möglichkeit, die Seiten als eBook zu exportieren. So kann ich die Seiten wo und wann ich will mit meinem eBook-Reader lesen. Angenehm entspannt im Bett oder auf der Couch interessante Webseiten lesen - genial. Und die Liste der zu lesenden Seiten war jetzt schon mehrfach leer. Wenn man weiß, dass man die Seiten auch wirklich lesen wird, geht das Schließen deutlich leichter von der Hand. ;)

Viele Seiten die ich so offen habe gehören zu irgendetwas was ich erledigen will oder muss. Z.B. Seiten, die ich hier verlinken möchte, ein Produkt, das ich kaufen möchte, … Irgendwie findet man am Computer schnell etwas anderes, das man dringend tun möchte oder muss und vergisst dabei ganz die vielen geöffneten Seiten. Oder es ist ein Video, das man jetzt gerade nicht ganz anschauen möchte.

Für all dies und viel mehr habe ich mir angewöhnt, die Seiten, die zu einer bestimmten Aufgabe zu gehören, wenn ich an dieser nicht mehr weiterarbeiten möchte, einfach bei der jeweiligen Aufgabe zu notieren bzw. eine neue Aufgabe z.B. für das Fertigschauen des Videos anzulegen. So stelle ich sicher, dass ich die Seiten im richtigen Kontext und auch wirklich wieder finde.

Sollte die ganze Aufgabe aus Recherche bestehen, so beginne ich bald, Lesezeichen zu speichern, die ich so einsortiere/tagge, dass ich sie wiederfinde. Alternativ kann man sie natürlich auch direkt in ein entsprechendes Dokument schreiben. ToDo-Listen eigenen sich für so etwas meist nur eingeschränkt, aber ein Verweis auf die entsprechende Linksammlung lässt sich meist gut unterbringen.

Wichtig ist, dass man bei einer Seite, die nicht zur aktuell bearbeiteten Aufgabe gehört, schnell und sofort eine Entscheidung trifft. Entweder man schaut sie sich sofort an, oder man speichert sie sich für später zum Lesen oder legt sie direkt in das Archiv der Bookmarksammlung.

Sehr sinnvoll ist, immer nur eine Aufgabe zu bearbeiten und am Ende dieser Aufgabe bzw. wenn man zu einer anderen Aufgabe wechselt diesen Wechsel bewusst vollziehen und hierbei auch alle dazugehörigen Tabs schließen.

Manchmal funktioniert das mit nur einer Aufgabe so nicht ganz, aber man sollte doch zumindest den Überblick über alle aktuell bearbeiteten Dinge behalten (z.B. eine Sache, die im Hintergrund abläuft wie viele Fotos hochladen und eine Sache, mit der man sich aktiv beschäftigt).

Das Produktivitätssystem “Zen To Done” beschreibt das im Teil Handeln ganz gut. Mehr zum Bearbeiten nur einer Aufgabe befindet sich im (englischen) Artikel How NOT to Multitask – Work Simpler and Saner - generell ein sehr empfehlenswertes Blog wenn man sich für Vereinfachung interessiert.

Immer ein waches Auge für die Tabs haben, erkennen, was dort noch geöffnet ist und was man davon wirklich aktuell benötigt oder nicht geschlossen werden soll, weil es z.B. die Todo-Liste ist, hilft, geöffnete Tabs schnell wieder zu schließen und so die Übersicht zu bewahren. Ich finde, ein aufgeräumter Browser trägt entscheidend zu mehr Produktivität bei.

Vorlesungsfreie Zeit, heißt auch mal wirklich Zeit haben, sich mit dem zu beschäftigen, was man täglich nutzt - ein GTD-System z.B.. Was bei mir daraus wurde, möchte hier dokumentieren.

Ich möchte vorab bemerken, dass ich das GTD-Buch selbst noch nicht gelesen habe, mich aber mit Hilfe von Übersichten etc. durchaus schon damit befasst habe. Insgesamt scheint mir GTD in seinem vollen Umfang zu komplex für meine Bedürfnisse. Weder habe ich eine riesige Flut von Anfragen oder E-Mails die erst einmal in einer Inbox landen müssen noch eine große Flut von Projekten, die bearbeitet werden müssen. Stattdessen gibt es eine Reihe von Aufgaben für die Uni, dann einige wenige Projekte für Kunden und schließlich noch ein paar OpenSource-Projekte, in den ich mitarbeite oder die ich selbst entwickle.

Insgesamt brauche ich also ein System in dem ich zum einen aktuelle Sachen aufschreiben kann, zum anderen ein wenig Projekte verwalten kann und dazu noch längerfristige Ideen und To-dos für die OpenSource-Projekte festhalten kann.

Eine ganze Zeit lang habe ich Remember The Milk benutzt, nur fehlte mir irgendwie der Übergang zwischen Brainstorming und reinen To-dos. Ein System sollte mich zwar etwas unterstützen, aber mir dennoch viel Freiraum lassen. Es sollte des weiteren überall verfügbar sein und es sollte möglich sein, flexibel Ideen, Projektroadmaps und reine To-dos zu mischen.

Meine nächste Idee war dann, ein universelles Informations- und To-do-Verwaltungssystem zu schaffen. Sprich eine Art lokales Wiki, in das man To-dos bequem eintragen kann, dann in Listen angezeigt bekommt, dort auch direkt abhaken kann usw. Im Endeffekt sollte es auf sowas wie pyGTD (Originalseite existiert nicht mehr) hinauslaufen, nur um normalen Wikitext erweitert. Einziges Problem: so etwas muss man auch erst einmal bauen. Und da ist es dann irgendwo einfach gescheitert. Nicht für immer, aber zumindest momentan.

Nunja, letzten Endes habe ich mich dann doch wieder nach Papierlösungen umgesehen, mehr oder weniger fliegende Papierzettel haben zumindestin meiner Schulzeit recht gut funktioniert und bieten auch einiges an Flexilität um z.B. kurz neben die To-dos noch einen Tagesplan o.ä. zu schreiben. Schließlich stieß ich mit meiner Recherche auf den PigPogPDA. Was mich davon überzeugt hat, ist, dass es ein in sich mehr oder weniger geschlossenes System ist, das einfach aufzubauen und zu benutzen ist. Außerdem hat es recht wenig Overhead und setzt sehr dicht bei der “fliegende Zettel”-Lösung an. Für diejenigen, die es noch nicht kennen und es jetzt nicht komplett lesen möchten (es ist allerdings lesenswert ;)) sei soviel gesagt: Man nimmt ein Moleskine Notizbuch, schreibt bis auf einen Rand rechts und unten alles voll und dann ist die “Magic” im wesentlich durch ein Paar Post-It-Marker geben, die a) die Seite anzeigen, auf der man aktuell schreibt und b) die Seite anzeigen, die man als nächstes abarbeiten muss. Abarbeiten heißt a) die Sachen machen b) die Sachen in einem anderen System archivieren oder c) die Sachen auf einer eigenen Seite neu zusammenschreiben. Diese beiden Marker sollten möglichst dicht beieinander bleiben. Zusätzlich kann man sich dann noch aktive Seiten markieren, d.h. wo Dinge/Projekte dokumentiert sind, an denen man gerade arbeitet. Das kann man entweder durch zusätzliche Marker tun oder man führt Seitenzahlen ein und macht einen kleinen Index am Anfang, welche Seiten mit welchen Projekten aktuell sind (nicht mehr aktuelle werden durchgestrichen). Also quasi, um in GTD-Begriffen zu sprechen: Inbox und die eigentliche Informationsverwaltung und Projektlisten wurden in einem bunt gemischten System vereint. Vorteil: Man muss sich vorher nicht viele Gedanken machen und hat nachher trotzdem keinen riesigen Aufwand.

Ein Problem sah ich allerdings immer noch: was mit meinen ganzen langzeit-To-dos, die durchaus auch mal ein halbes Jahr herumliegen können, wenn während dem Semester keine Zeit ist? Nun, es gibt eine recht einfache Antwort: Statt dem Moleskine Notizbuch verwende ich einen kleinen, einfachen A5-Ordner. Eigentlich für Kinder im Grundschulalter vorgesehen ist er zwar fast etwas zu einfach, aber man kann dafür im Gegensatz zu den ganzen “normalen” Organizersystemen ganz normales Papier in A5-Größe mit einem Handelsüblichen (nicht-spezial-) Locher lochen und einheften.

Ich hatte mir den Ordner schon vor ein paar Jahren gekauft und einige Ausdrucke von D*I*Y Planner darin abgeheftet und zusammen mit einem gekauften Kalendarium mehr oder weniger genutzt. Jetzt habe ich ihn wieder richtig wiederbelebt mit einem neuen Kalendarium (ausgedruckt mit der Software von D*I*Y Planner, die auch unter Linux wunderbar funktioniert) mit zwei Seiten/Monat (reicht für mich momentan, wer braucht sollte eventuell schauen, ob ein gekauftes Kalendarium nicht billiger ist) und ettlichen weißen Seiten.

Das ganze hat natürlich auch noch ein paar Kateireiter, hinter denen sich z.B. auch Ausdrucke der von mir häufig benötigten Fahrpläne und Adressdaten befinden. Vordrucke dazu findet man bei D*I*Y Planner und bei Schatenseite.de Tagesform (auf deutsch). Die Fährpläne gibt es natürlich auf Bahn.de, dort kann man sich wunderbar individuelle Fahrpläne erstellen lassen.

Ich habe jetzt angefangen, einzelne Seiten, wenn die Notizen oder To-dos zu viel im laufenden Text werden, ganz für ein einzelnes Projekt oder einen einzelnen Bereich zu reservieren (z.B. gibt es jetzt ein Blatt für DokuWiki-Sachen oder eines für das, was ich in den Semesterferien für die Uni machen will/muss).

Dinge, die nicht bald erledigt werden können, wandern so auf extra Seiten, Notizen, die längere Zeit überleben sollen, wandern in einen geschützten Bereich dieses Wikis.

Egal ob ich für eine Klausur lerne, überlege was ich schönes Programmieren könnte, meine neuesten Ideen für Socialbookmarks festhalten möchte oder gerade mit einem Kunden rede - eigentlich überall kann ich mein “Notiz- und To-do-Buch” einsetzen. Und wenn ich eine Seite mal nicht mehr immer mit herumschleppen, aber trotzdem aufheben will, habe ich dafür schon einen etwas dickeren A5-Ordner besorgt, in dem diese Seiten dann abgeheftet werden können.

Insgesamt bin ich bis jetzt mit meinem System durchaus zufrieden, sowohl eine kurze Liste der wichtigsten Sachen für den aktuellen Tag als auch langfristige Planung für Projekte ist damit möglich. Und kostengünstig ist das ganze allemal. Ob sich das System allerdings über einen längeren Zeitraum bewährt, muss sich natürlich erst noch zeigen.