Vorlesungsfreie Zeit, heißt auch mal wirklich Zeit haben, sich mit dem zu beschäftigen, was man täglich nutzt - ein GTD-System z.B.. Was bei mir daraus wurde, möchte hier dokumentieren.

Ich möchte vorab bemerken, dass ich das GTD-Buch selbst noch nicht gelesen habe, mich aber mit Hilfe von Übersichten etc. durchaus schon damit befasst habe. Insgesamt scheint mir GTD in seinem vollen Umfang zu komplex für meine Bedürfnisse. Weder habe ich eine riesige Flut von Anfragen oder E-Mails die erst einmal in einer Inbox landen müssen noch eine große Flut von Projekten, die bearbeitet werden müssen. Stattdessen gibt es eine Reihe von Aufgaben für die Uni, dann einige wenige Projekte für Kunden und schließlich noch ein paar OpenSource-Projekte, in den ich mitarbeite oder die ich selbst entwickle.

Insgesamt brauche ich also ein System in dem ich zum einen aktuelle Sachen aufschreiben kann, zum anderen ein wenig Projekte verwalten kann und dazu noch längerfristige Ideen und To-dos für die OpenSource-Projekte festhalten kann.

Eine ganze Zeit lang habe ich Remember The Milk benutzt, nur fehlte mir irgendwie der Übergang zwischen Brainstorming und reinen To-dos. Ein System sollte mich zwar etwas unterstützen, aber mir dennoch viel Freiraum lassen. Es sollte des weiteren überall verfügbar sein und es sollte möglich sein, flexibel Ideen, Projektroadmaps und reine To-dos zu mischen.

Meine nächste Idee war dann, ein universelles Informations- und To-do-Verwaltungssystem zu schaffen. Sprich eine Art lokales Wiki, in das man To-dos bequem eintragen kann, dann in Listen angezeigt bekommt, dort auch direkt abhaken kann usw. Im Endeffekt sollte es auf sowas wie pyGTD (Originalseite existiert nicht mehr) hinauslaufen, nur um normalen Wikitext erweitert. Einziges Problem: so etwas muss man auch erst einmal bauen. Und da ist es dann irgendwo einfach gescheitert. Nicht für immer, aber zumindest momentan.

Nunja, letzten Endes habe ich mich dann doch wieder nach Papierlösungen umgesehen, mehr oder weniger fliegende Papierzettel haben zumindestin meiner Schulzeit recht gut funktioniert und bieten auch einiges an Flexilität um z.B. kurz neben die To-dos noch einen Tagesplan o.ä. zu schreiben. Schließlich stieß ich mit meiner Recherche auf den PigPogPDA. Was mich davon überzeugt hat, ist, dass es ein in sich mehr oder weniger geschlossenes System ist, das einfach aufzubauen und zu benutzen ist. Außerdem hat es recht wenig Overhead und setzt sehr dicht bei der “fliegende Zettel”-Lösung an. Für diejenigen, die es noch nicht kennen und es jetzt nicht komplett lesen möchten (es ist allerdings lesenswert ;)) sei soviel gesagt: Man nimmt ein Moleskine Notizbuch, schreibt bis auf einen Rand rechts und unten alles voll und dann ist die “Magic” im wesentlich durch ein Paar Post-It-Marker geben, die a) die Seite anzeigen, auf der man aktuell schreibt und b) die Seite anzeigen, die man als nächstes abarbeiten muss. Abarbeiten heißt a) die Sachen machen b) die Sachen in einem anderen System archivieren oder c) die Sachen auf einer eigenen Seite neu zusammenschreiben. Diese beiden Marker sollten möglichst dicht beieinander bleiben. Zusätzlich kann man sich dann noch aktive Seiten markieren, d.h. wo Dinge/Projekte dokumentiert sind, an denen man gerade arbeitet. Das kann man entweder durch zusätzliche Marker tun oder man führt Seitenzahlen ein und macht einen kleinen Index am Anfang, welche Seiten mit welchen Projekten aktuell sind (nicht mehr aktuelle werden durchgestrichen). Also quasi, um in GTD-Begriffen zu sprechen: Inbox und die eigentliche Informationsverwaltung und Projektlisten wurden in einem bunt gemischten System vereint. Vorteil: Man muss sich vorher nicht viele Gedanken machen und hat nachher trotzdem keinen riesigen Aufwand.

Ein Problem sah ich allerdings immer noch: was mit meinen ganzen langzeit-To-dos, die durchaus auch mal ein halbes Jahr herumliegen können, wenn während dem Semester keine Zeit ist? Nun, es gibt eine recht einfache Antwort: Statt dem Moleskine Notizbuch verwende ich einen kleinen, einfachen A5-Ordner. Eigentlich für Kinder im Grundschulalter vorgesehen ist er zwar fast etwas zu einfach, aber man kann dafür im Gegensatz zu den ganzen “normalen” Organizersystemen ganz normales Papier in A5-Größe mit einem Handelsüblichen (nicht-spezial-) Locher lochen und einheften.

Ich hatte mir den Ordner schon vor ein paar Jahren gekauft und einige Ausdrucke von D*I*Y Planner darin abgeheftet und zusammen mit einem gekauften Kalendarium mehr oder weniger genutzt. Jetzt habe ich ihn wieder richtig wiederbelebt mit einem neuen Kalendarium (ausgedruckt mit der Software von D*I*Y Planner, die auch unter Linux wunderbar funktioniert) mit zwei Seiten/Monat (reicht für mich momentan, wer braucht sollte eventuell schauen, ob ein gekauftes Kalendarium nicht billiger ist) und ettlichen weißen Seiten.

Das ganze hat natürlich auch noch ein paar Kateireiter, hinter denen sich z.B. auch Ausdrucke der von mir häufig benötigten Fahrpläne und Adressdaten befinden. Vordrucke dazu findet man bei D*I*Y Planner und bei Schatenseite.de Tagesform (auf deutsch). Die Fährpläne gibt es natürlich auf Bahn.de, dort kann man sich wunderbar individuelle Fahrpläne erstellen lassen.

Ich habe jetzt angefangen, einzelne Seiten, wenn die Notizen oder To-dos zu viel im laufenden Text werden, ganz für ein einzelnes Projekt oder einen einzelnen Bereich zu reservieren (z.B. gibt es jetzt ein Blatt für DokuWiki-Sachen oder eines für das, was ich in den Semesterferien für die Uni machen will/muss).

Dinge, die nicht bald erledigt werden können, wandern so auf extra Seiten, Notizen, die längere Zeit überleben sollen, wandern in einen geschützten Bereich dieses Wikis.

Egal ob ich für eine Klausur lerne, überlege was ich schönes Programmieren könnte, meine neuesten Ideen für Socialbookmarks festhalten möchte oder gerade mit einem Kunden rede - eigentlich überall kann ich mein “Notiz- und To-do-Buch” einsetzen. Und wenn ich eine Seite mal nicht mehr immer mit herumschleppen, aber trotzdem aufheben will, habe ich dafür schon einen etwas dickeren A5-Ordner besorgt, in dem diese Seiten dann abgeheftet werden können.

Insgesamt bin ich bis jetzt mit meinem System durchaus zufrieden, sowohl eine kurze Liste der wichtigsten Sachen für den aktuellen Tag als auch langfristige Planung für Projekte ist damit möglich. Und kostengünstig ist das ganze allemal. Ob sich das System allerdings über einen längeren Zeitraum bewährt, muss sich natürlich erst noch zeigen.

Remember The Milk - kurz RTM - ist ein online-Service zur Verwaltung von Aufgaben, den ich nun bereits seit einigen Monaten intensiver nutze. Schon wieder eine GTD-Anwendung, die einen durch sinnlose Klicks davon abhält, wirklich etwas zu tun, könnte man denken. Doch weit gefehlt: RTM ist meiner Meinung nach der Traum von Benutzbarkeit. Möchte man z.B. eine neue Aufgabe anlegen, genügt ein kurzes Drücken von “t” und die Eingabe des Namens und eine Bestätigung mit [Enter] - fertig! Möchte man der Aufgabe noch Stichworte zuordnen, drückt man einfach “s” und gibt sie ein. Vervollständigung mit bereits benutzten Tags/Stichworten ist natürlich auch vorhanden. Eine Wolke aller Tags und Listen wird ebenfalls angezeigt. Sehr genial ist auch die Eingabe des Fälligkeitsdatums, erlaubt sind z.B. Werte wie “nächsten Freitag”, “morgen”, “in einer Woche”, …

Neben den Bereits erwähnten Tags, können Aufgaben u.a. auch Orte, Notizen, eine URL und eine geschätzte Zeit zugeordnet werden.

Die Aufgaben in Remember The Milk werden prinzipiell in Listen organisiert, doch die eigentliche Stärke ist hierbei die Suchfunktion. Aus einer schier unendlich erscheinenden Fülle kann man Kritierien wie Fälligkeitsdatum, Ort, geschätzter Dauer oder auch Tags auswählen. Suchen können des Weiteren gespeichert werden und gibt man in dieser “virtuellen” Ansicht eine neue Aufgabe ein, so erbt diese automatisch die Kriterien der Suche, also z.B. die passenden Tags. Besser geht es meiner Meinung nach nicht mehr.

Die Genialität von RTM liegt meiner Meinung nach in der - optional - komplett Tastaturgesteuerten Bedienung. Aufgaben auswählen, Eigenschaften von diesen verändern und sogar mehrere Aufgaben gleichzeitig bearbeiten - alles geht mit einfachen Tasten(-kombinationen), wobei Kombination eigentlich das falsche Wort ist, denn die allermeisten bestehen nur aus einer einzigen Taste.

Doch das alles ist nicht genug, RTM hat auch eine API, so dass es externe Programme gibt, die auf die Daten zugreifen können und auch eine Integration in Google Calendar, Google Mail oder den eigenen Desktop sind vorhanden. RSS-Feeds oder iCalendar-Dateien fehlen ebenfalls nicht. Sowohl private RSS-Feeds als auch die Möglichkeit, einzelne Ansichten freizugeben, existieren. Erinnerungen über Jabber, SMS oder Mail sind genauso vorhanden, wie die Möglichkeit, Aufgaben über eine spezielle E-Mail-Adresse direkt in die Aufgabenliste zu schicken.

Spezielle Oberflächen für mobile Endgeräte wie das iPhone sind ebenfalls vorhanden, aber teilweise nur für Pro-Nutzer verfügbar. Allerdings sind die Features, die nur in der Pro-Version vorhanden sind, sehr selten, der Rest ist komplett konstenlos.

Und wer sich jetzt fragt, was er macht, wenn er mal kein Internet oder gar keinen Computer zur Verfügung hat, den kann ich beruhigen. Zum einen kann man dank Google Gears jederzeit weiterarbeiten, auch wenn die Internet-Verbindung nicht vorhanden ist (oder der RTM gerade nicht erreichbar ist), zum anderen verfügt jede Ansicht (d.h. inkl. Suchen) eine Möglichkeit zum Ausdrucken. D.h. eine Liste der Aufgaben, die in den nächsten zwei Wochen in bestimmten Tags fällig werden, auszudrucken, ist eine einfache Aufgabe.

Die Zuordnung von Aufgaben zu anderen Benutzern von RTM ist ebenfalls möglich.

Das einzige, was ich derzeit leider sehr vermisse, und damit bin ich nicht alleine, ist eine Erfassung der tatsächlich benötigten Zeit für eine Aufgabe.

Mein Fazit ist damit, dass Remember The Milk eine geniale Webanwendung ist, die auf jeden Fall einen Versuch Wert ist, wenn man auf der Suche nach einer neuen Methode zur Verwaltung seiner Aufgaben ist.